先明确这次要解决哪一个问题
“想做一个 AI 智能体”还不足以确定项目范围。减少客服重复回答、查询内部制度和整理报表，需要的资料、权限和交付方式各不相同。
第一次沟通的目标，是选出一个值得先验证的场景，并明确做到什么程度。下面八项可以直接作为沟通提纲；暂时不确定的内容标注“待确认”，不必为了填满清单提前作出承诺。
1. 哪一段工作值得先做
描述一件正在发生的工作：谁接收什么信息，查阅哪些资料，经过哪些判断，最后交给谁。再说明目前的困难，是处理时间长、容易遗漏，还是规则难查。
第一阶段先选一段边界清楚的流程。例如，将“自动处理所有客户问题”收窄为“根据已确认的产品资料回答常见咨询，超出范围转人工”。这是场景示例，并非实际客户案例。
2. 谁会使用，第一阶段覆盖谁
明确使用者是访客、客服、销售还是内部员工，以及使用入口和大致频率。不同人员看到的资料、能够执行的动作可能不同，不能默认共用同一套权限。
同时写清第一阶段不覆盖的人群或部门，便于控制试点范围。
3. 哪些资料可以作为依据
列出需要用到的资料类型，确认有效版本、负责人和可用范围。资料不足或版本冲突时，应先安排补充、核对，不能把缺口留给 AI 猜测。
具体收集文件的方法可参考企业搭建 AI 智能体前，需要准备哪些资料？。需求评估阶段先判断这些资料是否足以支撑选定的场景。
4. 哪些决定和动作交给人工
区分“查询信息”“生成草稿”和“执行操作”。正式报价、退款、合同确认、重要审批等，应明确由谁确认以及什么条件下停止自动处理。
如果需要人工接管，还要说清转给谁、带上哪些上下文、无人接手时如何提示。
5. 输出怎样才算有用
输出可以是回答、分类结果、表格、报告草稿或待办。给出一份期望格式，说明是否需要来源引用、哪些字段必须具备，以及由谁复核。
尽量把“回答准确”“提高效率”转成可检查的要求，例如“回答引用当前有效资料；找不到依据时说明无法确认”。
6. 需要读取或写入哪些系统
若涉及 CRM、表单、数据库等系统，分别列出读取的数据和写入的动作，再确认接口、账号权限和测试环境是否具备。
不能因为能在网页上看到数据，就认定系统能够直接对接。接口或权限尚未确认时，应将对接列为待评估项，并考虑先验证不依赖该接口的部分。
7. 谁来验收，用什么任务验收
确定业务验收人，并准备正常问题、资料缺失、越权请求和执行失败等测试任务。每类任务都要写明预期处理方式，而不只是看演示能否完成。
更完整的检查项见企业 AI 智能体项目应该如何验收？。测试中暴露的限制应作为交付边界记录下来。
8. 上线后谁负责维护
明确资料更新、错误复盘、账号管理和流程调整各由谁负责。交付时还应约定哪些支持包含在服务内，哪些变化需要重新评估。
如果暂时没有维护负责人，可以先缩小使用范围，补齐责任安排后再扩大试点。
第一次沟通可以带走什么结论
一次需求沟通应尽量形成四项结果：第一阶段要解决的任务、暂不覆盖的范围、仍需确认的依赖、试点的验收方法。并非每个流程都适合引入 AI；规则固定、简单工具即可完成的工作，也可以先采用常规自动化。
涉及多步骤协作时，可进一步了解业务流程自动化服务。鉴维网络可依据实际流程和脱敏样例评估可行性，再说明交付范围、周期与费用。